Come accedo ai voucher disponibili per la pubblicazione open access?

Per accedere ai voucher messi a disposizione per la pubblicazione open access è necessario rispettare alcuni requisiti (vedi le sezioni FAQ dedicate a: Autori idonei, Riviste idonee, Articoli idonei).

La richiesta di utilizzo dei voucher viene fatta direttamente tramite la piattaforma della rivista sulla quale è stato gestito il flusso editoriale dell’articolo (submission, peer-review ecc.), generalmente dopo la notifica di accettazione editoriale per la pubblicazione.

In linea generale, inserendo correttamente i dati in fase di submission, è la stessa piattaforma della rivista a guidare il corresponding author suggerendo le opzioni disponibili (vedi FAQ dedicata a: Cosa devo indicare in fase di submission dell’articolo?).

NB: le piattaforme delle riviste riconoscono l’affiliazione, ma non effettuano un controllo di merito sul corresponding author, che viene invece fatto in fase di validazione delle richieste di utilizzo voucher da parte del Centro Sistema bibliotecario sulla base dei criteri individuati (vedi la sezione FAQ dedicata a: Autori idonei).

Per usare i voucher messi a disposizione del Centro Sistema bibliotecario devo rivolgermi all’amministrazione del mio centro di spesa?

Non è richiesta alcuna procedura interna, viene tutto effettuato all’interno della piattaforma della rivista sulla quale si gestisce il flusso editoriale dell’articolo (submission, peer-review ecc.).

Una volta effettuata la richiesta tramite la piattaforma della rivista, l’editore invia una notifica al Centro Sistema bibliotecario, il quale provvede a validare la richiesta nei tempi previsti, contattando eventualmente via e-mail il corresponding author in caso di dubbi sulla sua idoneità a presentare la richiesta.

NB: Alcuni editori non prevedono una fase di validazione da parte dell’istituzione tra l’accettazione editoriale e la pubblicazione effettiva, ma inviano periodicamente dei report per la verifica ex post. Sulla base di questi report viene effettuata la validazione, pertanto si invitano gli autori a verificare il rispetto dei requisiti (vedi sezione FAQ dedicata a: Autori idonei).

Cosa devo indicare in fase di submission dell’articolo?

Si raccomanda innanzitutto di verificare se l’account con il quale si opera all’interno della piattaforma della rivista riporti correttamente gli elementi necessari al riconoscimento del corresponding author (vedi la sezione FAQ dedicata a: Autori idonei; in particolare vedi la FAQ dedicata a: Come essere riconosciuti autori idonei da una rivista?). È possibile infatti che al momento della submission tali informazioni siano usate dalla piattaforma della rivista per precompilare il modulo di submission.

In fase di submission è necessario inserire le informazioni che permettano di identificare correttamente corresponding author (vedi la sezione FAQ dedicata a: Autori idonei; in particolare vedi la FAQ dedicata a: Come essere riconosciuti autori idonei da una rivista?).

NB: Tra le informazioni da inserire si ricorda che è necessario indicare Sapienza Università di Roma come affiliazione principale (primary affiliation) e l’indirizzo e-mail istituzionale ufficiale nome.cognome@uniroma1.it o cognome.matricola@studenti.uniroma1.it, evitando indirizzi e-mail di sottodominio, privati o di altre istituzioni.

Per le riviste fully OA (vedi la sezione FAQ dedicata a: Riviste idonee) all’autore viene anche chiesto di impegnarsi a pagare i costi di APC qualora l’istituzione non validi positivamente la richiesta (per gli autori che non risultino idonei) o si esauriscono i voucher disponibili (vedi la sezione FAQ dedicata a: Disponibilità di voucher). In ogni caso, la validazione delle richieste viene effettuata sempre ed esclusivamente dopo la notifica di accettazione editoriale.

In linea generale, per le riviste ibride (vedi la sezione FAQ dedicata a: Riviste idonee) non dovrebbe essere chiesto di scegliere la modalità di pubblicazione (subscription/open access) in fase di submission, ma alcuni editori hanno iniziato a chiedere preventivamente questa informazione. In riferimento agli accordi di pubblicazione stipulati dal Centro Sistema bibliotecario, tale scelta ha valore effettivo solo se fatta dopo la notifica di accettazione editoriale; pertanto in fase di submission si suggerisce di selezionare “subscription” (accesso chiuso), per poi effettuare la scelta definitiva al termine del flusso editoriale.

Sulle pagine dei singoli accordi possono essere disponibili guide per gli autori (author guidelines) curate dagli editori stessi.

La piattaforma della rivista mi chiede di scegliere in fase di submission la modalità di pubblicazione (subscription/open access), cosa devo fare?

Questa situazione riguarda le sole riviste ibride (vedi FAQ dedicata a: Cosa devo indicare in fase di submission dell’articolo?). In riferimento agli accordi di pubblicazione stipulati dal Centro Sistema bibliotecario, tale scelta ha valore effettivo solo se fatta dopo la notifica di accettazione editoriale; pertanto in fase di submission si suggerisce di selezionare “subscription” (accesso chiuso), per poi effettuare la scelta definitiva al termine del flusso editoriale.

Al momento della scelta dell’opzione open access la piattaforma della rivista mi chiede di inserire i dati di fatturazione, cosa devo fare?

Nell’ambito degli accordi sottoscritti dal Centro Sistema bibliotecario (CSB) non vengono emesse fatture, pertanto non è richiesto l’inserimento di tali dati. In questi casi l’autore deve verificare se:

1. i voucher siano esauriti, consultando la pagina informativa dedicata allo specifico contratto (in particolare nella sezione Notizie e aggiornamenti);
2. l’affiliazione sia correttamente riconosciuta dalla piattaforma (vedi la sezione FAQ dedicata a: Autori idonei; in particolare vedi la FAQ dedicata a: Come essere riconosciuti autori idonei da una rivista?);
3. la rivista risulti tra quelle idonee nell’ambito dell’accordo con l’editore, consultando la pagina informativa dedicata allo specifico contratto (vedi la sezione FAQ dedicata a: Riviste idonee);
4. la tipologia di articolo sia tra quelle idonee nell’ambito dell’accordo con l’editore, consultando la pagina informativa dedicata allo specifico contratto (vedi la sezione FAQ dedicata a: Articoli idonei).

Si segnala che non è possibile indicare il CSB come intestatario della fattura.

Devo inserire una qualche dicitura nei riconoscimenti dell’articolo (acknowledgement)?

Il Centro Sistema bibliotecario lascia agli autori la decisione se inserire o meno una dicitura specifica tra i riconoscimenti. È possibile che l’editore inserisca automaticamente nella versione editoriale finale dell’articolo il riferimento all’accordo nazionale CRUI-CARE.

A chi posso rivolgermi per ulteriori domande?

In caso di argomenti che non siano coperti dalle FAQ o dalle pagine dei singoli accordi, è possibile contattare il Centro Sistema bibliotecario (CSB) scrivendo all’indirizzo openaccess.sbs@uniroma1.it. Si raccomanda di utilizzare il proprio indirizzo di posta elettronica istituzionale Sapienza.

Data di ultima revisione dei contenuti: 23 maggio 2025