La sezione è dedicata alla gestione degli abbonamenti centralizzati delle risorse elettroniche e alla manutenzione degli strumenti di ricerca e consultazione (DiscoverySapienza, Lista A-Z delle risorse elettroniche, sito web del CSB). 

Per informazioni sui contratti "read & publish" per la pubblicazione ad accesso aperto si veda la sezione Open access dedicata ai bibliotecari oppure direttamente la pagina Pubblicare in open access dedicata agli utenti.

Segnalazione disallineamenti e refusi

Per segnalare informazioni errate e avanzare proposte di correzione sulle pagine informative (sito web del CSB) o sugli strumenti di ricerca (DiscoverySapienza, Lista A-Z) è necessario aprire un ticket sul sistema OTRS (accesso con credenziali istituzionali). Per una corretta gestione del flusso di lavoro, eventuali segnalazioni fatte via e-mail non vengono prese in carico.

Poiché l'aggiornamento di una parte delle informazioni (ad esempio la copertura del full text di una rivista) viene fatto in maniera manuale è possibile che si verifichino delle discrepanze: ogniqualvolta sia possibile, si invitano i colleghi a indicare sempre codici identificativi delle risorse che è necessario correggere (ad es. il codice ISSN di un periodico) per velocizzare il riscontro e la correzione.

Segnalazione malfunzionamenti

Per segnalare malfunzionamenti (ad esempio il mancato accesso a una risorsa o eventuali errori del DiscoverySapienza) è necessario aprire un ticket sul sistema OTRS (accesso con credenziali istituzionali). Per una corretta gestione del flusso di lavoro, eventuali segnalazioni fatte via e-mail non vengono prese in carico.

Le segnalazioni devono essere quanto più possibile dettagliate per permettere la corretta individuazione del problema. In base ai casi, è sempre bene indicare una o più delle seguenti informazioni:

• riferimenti bibliografici completi o almeno un punto di accesso univoco alla risorsa (DOI di un articolo, ISSN di un periodico ecc.), possibilmente in un formato lavorabile (formato testuale, URL ecc.);
• schermate complete delle pagine/messaggi di errore (compresa la barra degli indirizzi), evitando fotografie di singole porzioni fatte col cellulare. Si suggerisce l'utilizzo dello strumento "Strumento di cattura" (incluso in Windows) o similari;
• modalità di accesso per il quale si riscontrano problemi (da rete di Ateneo, da casa e, se da casa, se con accesso diretto, A-Z proxy, FLYER ecc.)

Il sistema OTRS è rivolto principalmente al personale delle biblioteche Sapienza, al quale è chiesto di raccogliere anche eventuali segnalazioni fatte dagli utenti. Per garantire la corretta gestione del flusso di lavoro e la tempestività dell'intervento, un ruolo cruciale è ricoperto dall'intervista di reference fatta dai bibliotecari agli utenti al fine di ottenere le informazioni necessarie a individuare la natura del problema. Una volta acquisite tutte le informazioni, i bibliotecari potranno poi aprire un ticket sul sistema OTRS.

Verifica sovrapposizione abbonamenti di biblioteca / contratti centralizzati

Al fine di individuare eventuali sovrapposizioni tra gli abbonamenti delle singole biblioteche e le sottoscrizioni centralizzate in vista delle procedure di rinnovo annuale, è possibile condividere con il CSB l'elenco dei titoli di periodici che la biblioteca intende sottoscrivere per una verifica. La richiesta di verifica può essere fatta aprendo un ticket su OTRS e allegato il modulo disponibile nella sezione Allegati di questa pagina, da compilare in tutte le sue parti.

Abbonamenti di biblioteca sul DiscoverySapienza / Lista A-Z

Le risorse elettroniche (banche dati, pacchetti di periodici/eBook, singoli titoli) sottoscritte/acquistate in autonomia dalle biblioteche, se rilasciate con una licenza "campus" (che ne permetta l'accesso a tutti gli utenti istituzionali e non solamente a un loro sottoinsieme), possono essere attivate/indicizzate nel DiscoverySapienza e nella Lista A-Z (oltre che sul sito web del CSB) per favorirne il recupero e potenziarne la visibilità.

Dopo aver verificato con il fornitore/editore che la risorsa sia sottoscritta/acquistata con una licenza campus è necessario fornirgli il range completo di indirizzi IP pubblici dell'Ateneo affinché la risorsa sia raggiungibile da un qualsiasi dispositivo connesso alla rete di Ateneo: per conoscere il range completo di indirizzi IP di Sapienza è possibile aprire un ticket su OTRS.

Una volta che l'attivazione della risorsa è andata a buon fine, è necessario chiedere al CSB l'attivazione dei servizi di accesso da casa, previa verifica con il fornitore/editore che la licenza preveda anche questo tipo di accesso (off-campus access). Insieme alla biblioteca, il personale del CSB verifica se sia possibile attivare tutte le opzioni disponibili o solo alcune di esse, eventualmente anche prendendo contatti con il supporto tecnico del fornitore/editore.

Per visualizzare e rendere ricercabili nel DiscoverySapienza e nella Lista A-Z i singoli titoli di periodici elettronici in abbonamento, le biblioteche possono compilare il modulo disponibile nella sezione Allegati di questa pagina, da compilare in tutte le sue parti e inviare tramite ticket su OTRS. La compilazione del modulo non è necessaria per pacchetti precostituiti di un editore (da trattare come risorsa unica, salvo eventuali personalizzazioni), né per i rinnovi successivi dei singoli titoli.

Qualora uno o più sottoscrizioni non venissero rinnovate è necessario comunicare la variazione (aprendo un ticket OTRS) per permettere l'aggiornamento dei sistemi, comunicando eventuali diritti di PTA (post termination access) maturati.

Proposte di nuove sottoscrizioni centralizzate

Le proposte di nuove sottoscrizioni centralizzate da inserire nel bilancio del CSB possono essere presentate esclusivamente dalle Commissioni biblioteche di facoltà entro e non oltre il 15 luglio di ciascun anno. La procedura da seguire è descritta nel documento disponibile nella pagina del Consiglio tecnico-scientifico del CSB.

Non vengono prese in considerazione proposte presentate con modalità diverse da quelle descritte, né vengono prese in considerazione richieste individuali oltre la scadenza sopra indicata o elaborate al di fuori delle Commissioni.

Richiesta di titoli aggiuntivi in sottoscrizioni centralizzate

Le sottoscrizioni centralizzate gestite dal CSB possono prevedere l'aggiunta di titoli (ad esempio singoli periodici elettronici, moduli di banche dati) non inclusi nelle collezioni standard previste dai contratti, per i quali sono necessarie specifiche integrazioni contrattuali. Laddove singole biblioteche siano interessate all'aggiunta di nuovi titoli, possono fare richiesta di integrazione con costi a carico del centro di spesa di riferimento per la biblioteca richiedente nell'ambito del contratto gestito dal CSB.

Le richieste possono riguardare esclusivamente risorse gestite nell'ambito della contrattazione nazionale CARE-CRUI, per la quale il CSB è il referente istituzionale Sapienza.

La manifestazione di interesse per la sottoscrizione aggiuntiva (nel caso di nuovi titoli) o l'eventuale volontà di recesso (nel caso di titoli esistenti inseriti in contratti pluriennali) deve essere presentata formalmente dal centro di spesa competente al CSB entro il 15 settembre dell'anno precedente a quello di sottoscrizione/recesso; non saranno prese in considerazione richieste pervenute oltre tale data. La richiesta deve essere presentata tramite sistema di protocollo informatico Titulus (destinatario interno all’Ateneo: PEC - Sistema Bibliotecario Sapienza).

Data di ultimo aggiornamento: 20 novembre 2024